Mô tả công việc của nhân viên hành chính

Trong mỗi Công ty không thể thiếu bộ phận hành chính. Công việc tưởng như đơn giản nhưng góp phần không nhỏ hình thành bộ mặt công ty. Nhìn một Công ty có chuyên nghiệp hay không đầu tiên hãy nhìn cách làm việc của bộ phận hành chính. Vậy nhân viên hành chính phải làm các công việc gì? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

I. Thông tin chung:

Mỗi nhân viên hành chính được phân một nhiệm vụ riêng theo yêu cầu của công ty . Ví dụ bạn làm ở vị trí Văn thư thuộc bộ phận hành chínhBạn sẽ làm việc theo giờ hành chính chịu sự quản lý trực tiếp của Trưởng phòng hành chính.

II. Mục đích công việc

Thực hiện hoạt động liên quan đến các công việc hành chính trong Công ty.

Tiếng anh giao tiếp cho nhân viên Văn phòng

III. Nhiệm vụ cụ thể:

  1. Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, tình hình công tác vệ sinh của các phòng ban trong tuần (lên lịch cụ thể theo tuần).
  2. Lập bảng thống kê số lượng tiêu thụ văn phòng phẩm trong tháng. Xác định định mức của các dụng cụ vệ sinh của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng.
  3. Theo dõi, quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác. Lập sơ đồ các thùng rác cho các văn phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác.  Hàng tuần lập biên bản kiểm tra việc thu gom tác của công ty, báo cáo phụ trách phòng
  4. Làm thủ tục khi có các thông tin cần đăng báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt động hành chánh văn phòng. Quản lý bản phô tô đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm tra cấp phát đến các phòng ban khi họ cần. Có kế hoạch công chứng tiếp.
  5. Theo dõi, quản lý thực hiện hợp đồng trông giữ xe: số lượng xe trung bình gởi hàng tháng, theo dõi thời hạn hợp đồng, cách thức giữ xe, tư vấn áp dụng các biện pháp giữ xe an toàn cho CBCNV Công ty.  Hàng tháng lập biên bản kiểm tra việc giữ xe của công ty.
  6. Quản lý mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, các tổ chức xã hội nghề nghiệp. Lập danh sách các cơ quan chính quyền đia phương theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng.  Ghi chú các thời gian phải xây dựng mối quan hệ.
  7. Có trách nhiệm tập huấn chuyên môn đề phòng cháy nổ. Trang bị hệ thống cháy nổ theo quy định của công ty. Khi cần thiết có báo động kịp thời.
  8. Quản lý hệ thống nước uống.  Lên kế hoạch cho các bộ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng trong tháng, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng.
  9. Theo dõi số lượngsử dụng điện nước. Lập kế hoạch lượng điện sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền điện. Quản lý hợp đồng thuê điện tại các văn phòng. Thông báo kịp thời khi có thông tin cắt điện, báo cáo TP kỳ và chuyển cho bộ phận liên quan trước ngày điện bị cắt để các bộ phận chuẩn bị công việc.  Dán các chỉ dẫn sử dụng cho các công tắc tại các công tắc điện.
  10. Quản lý các loaị Hợp đồng với các đối tác, Công văn, quyết định một cách khoa học theo thứ tự thời gian, loại cụ thể.
  11. Chuẩn bị lịch họp, phòng họp trước khi cuộc họp diễn ra khoảng 30 phút. Thư ký hành chính có thông báo lịch họp khi có chỉ đạo từ trên, chuyển thư mời họp đến bộ phận cần. Chuẩn bị tài liệu nếu được phân công. Trước khi cuộc họp diễn ra thư ký cần nhắc lại các thành viên tham gia cuộc họp. Đối với các cuộc họp thường kỳ thì thư ký hỏi người chủ trì về thời gian và các thành viên trong cuộc họp để báo lại cho mọi người biết.
  12. Làm tất cả các thủ tục liên quan thuộc trách nhiệm của phòng hành chính như: thanh toán hóa đơn tiếp khách, mua văn phòng phẩm, nước uống đồ cũng lễ…
  13. Phô tô giấy tờ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo hoặc các phòng ban liên quan.
  14. Chủ động trong việc xử lý (tiếp nhận, lưu chuyển) thư tín, gmail, điện thoại tới các bộ phận trong công ty. Chủ động trong việc tổ chức lễ tân, đón tiếp khách hàng.
  15. Thực hiện các công tác hành chính phát sinh do trưởng phòng, Ban giám đốc phân công.
  16. Lập kế hoạch công tác theo tuần chuyển cho Trưởng phòng duyệt vào cuối tuần để chuẩn bị cho tuần sau.

Đào tạo thư ký văn phòng tại Hà Nội

IV.Tiêu chuẩn:

  1. Trình độ học vấn:
  •  Có bằng trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Văn phòng, khoa học xã hội nhân văn, sư phạm, văn thư lưu trữ, thư ký văn phòng.
  • Vi tính: Vi tính văn phòng trình độ B trở lên.
  • Tiếng anh: trình độ B3 trở lên.
  • Có kiến thức về công tác hành chính.
  1. Kỹ năng:
  • Chữ viết rõ ràng. Sử dụng thành thạo Word, Excel để soạn thảo công văn, thông báo tốt.
  • Kỹ năng giao tiếp tốt.
  1. Kinh nghiệm, phẩm chất:
  • ít nhất một năm kinh nghiệm ở vị trí tiếp tân, thư ký, quản lý hành chính.
  • Khéo léo, tế nhị trong giao tiếp, trung thực, nhanh nhẹn.

Cũng không ít việc phải không các bạn. Bạn nào nhanh nhẹn, chu đáo, cẩn thận là làm được thôi. Công việc này mang tính chất phục vụ không khác gì người giúp việc hay một quản gia trong gia đình nhưng cũng không thể thiếu trong các Công ty phải không các bạn.